Les organisations

Cette section vous permet de gérer les organisations.

Pour rappel, une organisation est une entité indépendante (sur le plan juridique, financier, ressources humaines …) au sein de laquelle les utilisateurs ont des rôles (ensemble de permissions) déterminés.

Les organisations permettent le cloisonnement des utilisateurs : les utilisateurs d’une organisation n’ont pas accès aux signalements d’une autre organisation.

Pour accéder à la liste des organisations, cliquez sur le menu : Administration > Organisations > Organisations.

Sur cette page vous pouvez ajouter une organisation, en cliquant sur le bouton « Ajouter » en haut à droite.

Vous pouvez également supprimer une ou plusieurs organisations en cochant les cases correspondantes à gauche de la liste, puis en cliquant sur le bouton (avec une icône de corbeille) qui apparait en haut à gauche de la liste.

Remarque : Une organisation déjà liée à des utilisateurs de l’application ne pourra pas être supprimée. Il faut au préalable basculer les utilisateurs en question vers une autre organisation.

Pour accéder à la fiche d’une organisation vous devez cliquer sur le bouton « Editer » à droite de l’organisation en question (depuis la liste des organisations).

Les utilisateurs

Liste

Cette page affiche l’ensemble des utilisateurs enregistrés dans l’application.

Créer un utilisateur

Pour créer un utilisateur vous devez cliquer sur le bouton « Ajouter » en haut à droite de la liste des utilisateurs (Liste de utilisateur accessible depuis le menu Administration > Utilisateurs > Liste).

Modifier un utilisateur

Pour modifier les informations d’un utilisateur vous devez cliquer sur le bouton « Éditer » à droite de l’utilisateur souhaité (depuis la liste des utilisateurs).

Supprimer un utilisateur

Vous pouvez supprimer un ou plusieurs utilisateurs en cochant les cases correspondantes à gauche de la liste, ensuite cliquez sur le bouton (avec une icône de corbeille) qui apparait en haut à gauche de la liste.

Remarque : un utilisateur rattaché à un ou plusieurs signalements ne pourra pas être supprimé.

Rôles et permissions

Les rôles vous permettent de définir des profils d’utilisateurs ayant des permissions différentes.

Selon vos organisations et vos règles métiers, vous pouvez restreindre ou accorder des permissions à certains utilisateurs.

Pour ce faire, vous pouvez créer des « rôles » (ou profils) et leur attribuer les permissions adéquates. Ensuite, vous pouvez affecter un rôle à un utilisateur depuis la fiche utilisateur (champ Rôles).

Remarque : Dans le cadre d’une utilisation de l’application en « multi-organisations », vous avez la possibilité d’attribuer à certains utilisateurs un rôle différents dans chaque organisation. Cela vous permet d’attribuer, aux utilisateurs, des permissions spécifiques pour différentes organisations. Les rôles supplémentaires sont configurables dans la fiche utilisateur, dans l’onglet « Permissions spéciales ».

Par défaut l’application est paramétrée avec les rôles suivants :

• Administrateur
• Manager
• Agent
• CHSCT
• CLHS

L’accès aux rôles se fait via le menu : Administration > Utilisateurs > Rôles.

Pour éditer (modifier) un rôle existant il suffit de cliquer sur le bouton « Éditer » à droite du rôle souhaité.

Remarque : pour le rôle Administrateur, la permission d’accès au menu Administration de l’application ne peut pas être désactivée.

Remarque : les noms des rôles Admin, Manager et Agent ne peuvent pas être modifiés.

Le bouton « Ajouter » en haut à droite de la liste vous permet de créer un nouveau rôle.

Liste des permissions disponibles

Menus
Accès au registre SST (Registre de Santé et de Sécurité au Travail)
Accès au registre AMI (Registre des actes d’agressions, de menaces et d’incivilités)
Accès au registre DGI (Registre de signalement d’un danger grave et imminent)
Accès au menu Export
Accès au menu Statistiques
Accès au menu Administration –> cette permission ne peut pas être désactivée pour le rôle Administrateur

Registre SST (Permissions spécifiques au registre SST)
Voir ses signalements dans le registre SST
Voir les signalements de son organisation dans le registre SST
Voir les signalements de toutes les organisations dans le registre SST

Registre SST (Permissions spécifiques au registre AMI)
Voir ses signalements dans le registre AMI
Voir les signalements de son organisation dans le registre AMI
Voir les signalements de toutes les organisations dans le registre AMI

Registre SST (Permissions spécifiques au registre DGI)
Voir ses signalements dans le registre DGI
Voir les signalements de son organisation dans le registre DGI
Voir les signalements de toutes les organisations dans le registre DGI

Tous les registres
Créer un signalement
Valider les signalements de son organisation
Valider les signalements de toutes les organisations
Voir les réponses à ses signalements
Voir les réponses aux signalements de son organisation
Voir les réponses aux signalements de toutes les organisations
Annoter ses signalements
Annoter les signalements de son organisation
Annoter les signalements de toutes les organisations
Éditer ses signalements
Changer l’état de ses signalements
Changer l’état des signalements de son organisation
Transférer les siens
Transférer les signalements de son organisation
Transférer les signalements de toutes les organisations

Importer des utilisateurs

Vous pouvez importer des utilisateurs en masse via le menu : Utilisateurs > Import.

Attention : Veuillez lire attentivement les consignes et contraintes pour l’import des utilisateurs en masse (format des données, …).

Vous devez sélectionner le fichier d’import (bouton « parcourir… ») et choisir l’organisation de rattachement (champ « sélectionnez une organisation »).

• Le format accepté est le CSV : Ce format peut être généré depuis un tableur comme Microsoft Excel ou OpenOffice Calc (vous trouverez ci-dessous un lien de téléchargement d’un exemple de fichier CSV et une capture d’écran du fichier correspondant sur Excel).
• Le fichier doit comporter 3 colonnes (orthographe des noms à respecter) :
  • email –> Email de l’utilisateur au format user@domaine.com (Aucun espace avant et après le mail)
  • lastname –> Nom de l’utilisateur sans apostrophe ni caractères spéciaux
  • firstname –> Prénom de l’utilisateur sans apostrophe ni caractères spéciaux
• Le séparateur doit être un point-virgule ‘ ; ‘
• L’import se fait pour une organisation à la fois (vous avez un sélecteur sur la page import)
• Limiter le nombre de lignes à 1000 par import

Dans votre tableur, vos données doivent être organisées comme ceci :

Exporter ensuite le fichier au format CSV (Important : le séparateur doit être un point-virgule ‘ ; ‘ )

Exemple de fichier à télécharger (Le format CSV est éditable avec un tableur type Microsoft Excel ou OpenOffice Calc) : Téléchargez le fichier.

Vérifiez le formatage de votre fichier en l’ouvrant avec un éditeur de texte. Assurez-vous qu’il y a bien une ligne par utilisateur. Les champs sont séparés par un point-virgule ( » ; « ). La première ligne correspond au nom des champs (colonnes), sans espaces.

email;lastname;firstname
user1@synergyweb.fr;prenom1;nom1
user2@synergyweb.fr;prenom2;nom2
user3@synergyweb.fr;prenom3;nom3
user4@synergyweb.fr;prenom4;nom4

Première connexion des utilisateurs importés :

A la première connexion, les utilisateurs importés devront se connecter en utilisant leur adresse email et saisir le mot de passe par défaut (communiqué par l’administrateur de l’application). Une fois connectés ils devront choisir un nouveau mot de passe avant de pouvoir utiliser l’application.

Les notifications

Vous pouvez créer autant de notifications que vous souhaitez, correspondant à vos règles métiers. Le système de notification vous permet de déterminer l’envoi d’un message, de choisir les destinataires le moment précis de l’envoi (déclencheur).

Vous avez accès à deux menus :

• Liste –> voir la liste des notifications
• Créer –> lien de création d’une notification

Créer une notification

Pour créer une notification, vous avez deux possibilités :

1. Utiliser le lien « Créer » dans le menu de gauche Administration > Notifications > Créer.
2. Dans la vue liste des notifications (menu Administration > Notifications > Liste), cliquez sur le bouton « Ajouter » en haut à droite.

Vous devez ensuite renseigner les informations suivantes :

Objet : L’objet du mail à envoyer

Corps : Le message principal du mail. Ce champ vous permet d’insérer des champs de fusion (vois liste : lien ) pour rendre votre contenu dynamique en fonction d’un contexte donné (Nom du registre, Numéro d’un signalement, Nom de l’auteur d’un signalement, etc.) .

Bouton Activer : permet d’activer ou de désactiver la notification

Onglet Destinataires

Il est important de bien comprendre le principe de sélection des destinataires.

La liste des destinataires est filtrée en fonctions des éléments sélectionnés dans les champs Organisations, Groupes, Rôles et Autres.

Le principe est le suivant : les destinataires sont limités par la ou les organisations sélectionnées, ensuite par le ou les groupes sélectionnés et enfin par le ou les rôles sélectionnés.

Par exemple : Si une ou plusieurs organisations sont sélectionnées, ainsi qu’un ou plusieurs groupes et rôles, les destinateurs seront : tous les utilisateurs appartenant aux rôles sélectionnés, restreints aux groupes sélectionnés et limités aux organisations sélectionnées.

Si aucune organisation n’est sélectionnée, mais que des groupes et des rôles le sont, les destinataires incluront tous les utilisateurs appartenant aux rôles sélectionnés, restreints aux groupes sélectionnés de TOUTES les organisations. Un champ vide (Organisations, Groupes ou Rôle) équivaut à « Tous ».

Si les 3 champs (Organisations, Groupes ou Rôles) sont vides, aucun destinataire ne sera pris en compte.

Si une ou plusieurs organisations sont sélectionnées, les destinataires seront limités aux utilisateurs de cette/ces organisation(s). Ensuite, si un ou plusieurs groupes sont sélectionnés, les destinataires seront limités à ce(s) groupe(s) au sein de cette/ces organisations. Et enfin, si un ou des rôles sont sélectionnés, les destinataires seront limités à ce(s) rôle(s), appartenant aux groupes.

Cependant, si aucune organisation n’est sélectionnée, c’est le champ Groupes qui déterminera l’ensemble des destinataires. Dans ce cas, puisqu’aucune organisation n’est désignée, ce seront les groupes sélectionnés de toutes les organisations qui seront destinataires.

Si aucune organisation n’est sélectionnée et qu’un groupe est sélectionné, les destinataires seront limités aux utilisateurs de ce(s) groupe(s). Si aucun groupe n’est sélectionné et qu’un rôle est sélectionné, les destinataires seront limités aux utilisateurs de ce(s) rôle(s).

Le champ Autres vous permet d’ajouter des adresses e-mail libres. C’est le cas, par exemple lorsque vous souhaitez notifier une ou plusieurs personnes en dehors des organisations enregistrées dans l’application.

Remarque : Les destinataires renseignés dans le champ « Autres » et qui ne sont pas enregistrés dans l’application, recevront les notifications, mais ne pourront pas se connecter. Par conséquent, ils n’auront pas accès au dossier du signalement. Il vous appartient de leur apporter toutes les informations utiles dans le champ « Corps » de la notification.

Onglet déclencheur : Ce champ sélecteur vous permet de choisir « Quand » le message doit être envoyé. Il y a 5 évènements par défaut :

    – À la création d’un signalement.

    – À la mise à jour d’un signalement.

    – Lorsqu’une réponse est apportée au signalement par.

    – Lorsqu’une annotation est ajoutée au signalement.

    – Lorsqu’un signalement est en retard de traitement (voir paramétrage nombre jour de retard : lien)

Onglet champs de fusion : Vous disposez d’un nombre de balises de fusion que vous pouvez copier/coller dans le texte du message. Ces balises seront remplacées, au moment de l’envoi de la notification, par les valeurs correspondantes (par exemple la balise [NUMERO] sera remplacée par le numéro du signalement).

Important : vous devez conserver les crochets  » [ ]  » autour des mots clés. Par exemple, pour afficher le numéro du signalement dans votre message, vous devez copier/coller la balise [NUMERO] telle quelle. Les champs de fusions sont traités au moment de l’envoi du message et remplacés par les valeurs correspondantes.

Les paramètres

Pour accéder aux paramètres de configuration de l’application, vous devez cliquer sur le menu « Paramètres » dans la barre de menus à gauche de l’écran (1).
Cette section vous donne accès aux paramètres de réglage généraux de l’application.

Général

L’onglet Général vous permet de sélectionner les logos de l’application. Vous avez deux types de logos : le logo principal (1) et le logo en mode mobile (2). Pour le choix de la taille du logo vous devez respecter les valeurs indiquées à l’écran près du champ « Parcourir … ».

Utilisateurs

Autoriser les inscriptions : vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver la fonction permettant aux utilisateurs de créer eux-mêmes leur compte sur l’application.

Si cette fonction est activée, un lien « Créer un compte ? » apparaît sur la page de connexion.

Activer la vérification des noms de domaine : Cette fonction vous permet de restreindre l’inscription des utilisateurs à des boites mails correspondantes aux nom de domaines que vous aurez défini. Par exemple, pour limiter les inscriptions aux boites mail ayant le format « a.durand@synergysoft.fr », vous devez saisir dans (dans le champs de saisie) : synergysoft.fr

Numérotation

Cette section vous permet de paramétrer :

1. Le préfixe de numération des registres. Par défaut, le préfixe du registre SST est SST-, le préfixe du registre AMI est AMI- et le préfixe du registre DGI est DGI-.
2. Le prochain numéro est incrémenté automatiquement à chaque création d’un signalement. Mais vous pouvez pour une raison déterminée forcer manuellement ce numéro.

Valeur des champs

Ajouter ou supprimer des valeurs pour certains champs. Ces champs sont utilisés dans les formulaires de saisie des signalements.

Visibilité des champs

Dans cette section vous pouvez activer ou désactiver la visibilité de certains champs dans les signalements. Les champs sont rangés par rubriques, correspondantes aux rubriques des signalements.

Consignes

Cette section vous permet de modifier les textes par défaut des champs « Objet » et « Circuit de traitement » de chaque registre (1)

Notifications

Vous pouvez ici ajuster le nombre de jours à partir duquel une notification de rappel de traitement d’un signalement est envoyée. L’application enverra une notification au bout de N jours (où N représente un nombre de jours) à partir de la date de création d’un signalement, si celui-ci n’a reçu aucune réponse.

Cette fonctionnalité nécessite la mise en place d’une tâche planifiée dans votre environnement (Tâches planifiées pour Windows ou tâche CRON pour Linux ). La tâche planifiée doit exécuter la commande suivante :

php /httdocs/bin/console app:cron:execute

Médias

Dans cette rubrique vous pouvez définir la taille maximale

Email SMTP

Cette section vous permet de configurer les paramètres du service d’envoi d’email. L’application SST utilise un serveur SMTP pour l’envoi des e-mails. Vous aurez besoin des informations suivantes (ces informations techniques vous sont communiquées par votre administrateur réseau ou service informatique):

• Chiffrement : Le type de chiffrement utilisé.
• Serveur SMTP : L’adresse du serveur pour l’envoi des e-mails.
• Port SMTP : Le numéro de port utilisé pour la communication SMTP.
• Utilisateur : L’adresse e-mail via laquelle les messages seront envoyés.
• Mot de passe : Le mot de passe de l’adresse e-mail ci-dessus.

Une fois ces informations renseignées cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder vos modifications.

Vous pourrez ensuite tester le bon fonctionnement de vos réglages en saisissant une adresse e-mail valide et en cliquant sur le bouton « Envoyer ». Le bon fonctionnement sera confirmé par un message de réussite, et vous recevrez un e-mail de confirmation dans la boite de réception de l’adresse renseignée.

Infos système

Cette section vous fournit les principales informations concernant votre environnement d’installation. Ces données peuvent s’avérer utiles pour notre équipe en cas de besoin.

Mise à jour de l’application

!!! IMPORTANT : Nous vous conseillons vivement de faire une sauvegarde de votre installation avant de procéder à la mise à jour. Vous pourrez ainsi restaurer votre installation en cas de problèmes –> Voir section Sauvegarde de l’application

Pour les mises à jour nous privilégions une méthode manuelle. Celle-ci offre un contrôle plus précis de la procédure de mise à jour, car elle permet de contourner les contraintes ou limites spécifiques à un environnement particulier (telles que la imite du temps d’exécution d’un script, temps de réponse).

Les étapes :

1. Téléchargez l’archive contenant la dernière version de l’application depuis votre compte client.
2. Décompressez l’archive téléchargée.
3. Copier/Coller l’ensemble des dossiers et fichiers décompressés, dans le dossier d’installation, pour remplacez tous les dossiers et fichiers de votre installation actuelle (Répondez « Oui/Tous » à la question « Remplacer tous les fichiers existants ? « ).
4. Dans une fenêtre terminale (*) lancer les commandes suivantes :

(*) : Visitez cette section pour savoir comment lancer un terminale selon votre environnement.

La commande suivante vous permet de placer le prompt dans le dossier de l’application. Remplacer « /Chemin/vers/Dossier/Application » par le chemin vers le dossier d’installation de l’application.

> cd /Chemin/Vers/Dossier/Application

La commande suivante permet d’effacer le cache de l’application. Cette commande peut prendre quelques secondes à quelques minutes selon la taille du cache a effacer et selon votre environnement système.

> php bin/console cache:clear

La commande suivante permet de mettre à jour la base de donnée. A la fin de la commande, un message vous notifie de la bonne exécution de la commande. Répondez « Yes » à la question posée.

> php bin/console doctrine:migrations:migrate

Vous pouvez maintenant vous connecter à l’application et effectuer quelques tests de bon fonctionnement.

Mode Maintenance

Lorsque vous effectuez des interventions sur l’application et que vous souhaitez empêcher les utilisateurs se connecter, vous pouvez activer le mode maintenance.

Pour activer le mode maintenance, utilisez l’option de case à cocher situé dans le menu Administration > Maintenance.

Sauvegarde et restauration

De manière générale, et en tant que bonne pratique, il est recommandé de mettre en place une stratégie une sauvegarde régulière de l’application.

De plus, lors d’interventions spécifiques telles que la mise à jour de l’application, nous vous conseillons de faire une sauvegarde préalable.

Sauvegarder votre application

Les éléments à sauvegarder sont :

1. L’ensemble du dossier web de l’application (tous les dossiers et fichiers. Attention sur certains systèmes les fichiers commençants par un point sont masqués – par exemple le fichier .env.local)
2. La base de données de l’application. Selon votre environnement et les outils dont vous disposez, plusieurs solutions pour sauvegarder une base de données MySQL ou MariaDB. Voici les outils les plus courants (nous vous recommandons de consulter la documentation de l’outil de votre choix pour une instructions détaillées) :
   • PhpMyadmin
   • Ligne de commande sous Linux
   • Avec Laragon, en ligne de commande (Sous Windows)
   • HeidiSQL

Restaurer votre application

Pour restaurer une sauvegarde vous devez :

1. Supprimer tous les dossiers et fichiers existants à la racine de votre dossier web.
2. Copier/Coller tous les dossiers et fichiers de votre sauvegarde à la racine du dossier web.
3. Supprimer la base de données actuelle et restaurez la version sauvegardée. La procédure de restauration varie en fonction des outils et de l’environnement dont vous disposez. (Nous vous recommandons de consulter la documentation de l’outil que vous souhaitez utiliser pour des instructions spécifiques).

Lancer un terminal de commande selon votre environnent

Linux : lancez un terminal bash si vous êtes sous un environnement graphique (Gnome, KDE, …)

Windows Wampp Server : Lancer une fenêtre de commande Windows en tapant « cmd » dans la barre de recherche. Remarque importante : PHP doit être déclaré dans le path système pour pouvoir être lancé directement via la commande « php » dans le terminal.

Windows Laragon : Cliquez sur le bouton « Terminal » depuis la fenêtre de démarrage de Laragon