Introduction

L’application a pour but la dématérialisation de la gestion des trois registres suivants :

• Le registre de Santé et Sécurité au Travail (abrégé SST).
• Le registre des Agressions, Menaces et Incivilités (abrégé AMI).
• Le registre des Dangers Graves et Imminents (abrégé DGI).

Objets des différents registres

• Objet du Registre de Santé et de Sécurité au Travail : Chaque agent a la possibilité d’inscrire sur ce registre toutes les observations et suggestions qu’il estime utiles de formuler dans le domaine de la prévention des risques professionnels et l’amélioration des conditions de travail.
• Objet de Registre des actes d’agressions, de menaces et d’incivilités : Ce registre permet de consigner les agressions, injures ou incivilités dont les agents peuvent être victimes à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions.
• Objet du Registre de signalement d’un danger grave et imminent : Ce registre permet aux agents d’alerter immédiatement l’autorité administrative compétente de toute situation de travail dont ils ont des raisons valables de croire qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé ainsi que de toute défectuosité qu’ils constatent dans les systèmes de protection. Le représentant du personnel au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail qui constate l’existence d’un danger grave et imminent, notamment par le biais d’un agent, doit immédiatement alerter le chef de service en inscrivant cette information dans ce registre.

Application multi-organisation

L’application permet la gestion de plusieurs organisations.

Une organisation représente une entité administrative ou commerciale indépendante, avec son propre organigramme et son propre circuit de décision.

L’accès aux données de chaque organisation est « étanche ». Les données ne sont pas accessibles d’une organisation à une autre (utilisateurs, dossiers, etc.) sauf pour le profil administrateur. Cela signifie qu’un utilisateur affilié à une organisation n’aura pas accès aux données des autres organisations.

Cependant avec la fonction de gestion de rôles et des permissions, vous avez la possibilité de modifier ou d’ajouter des rôles afin d’adapter les niveaux d’accès (permissions) à vos besoins.

Rôles utilisateurs et permissions

L’application permet de gérer les niveaux d’habilitations (les permissions accordées) à travers la notion de rôles utilisateurs. Ces rôles utilisateurs permettent de restreindre ou d’accorder les accès à certains menus ou à certaines fonctions (par exemple, voir tous les signalements ou voir uniquement les signalements personnels.)

Par exemple, les utilisateurs avec le rôle Agent pourront : créer des signalements dans les trois registres, ajouter des annotations, et recevoir des notifications par e-mail lorsqu’une réponse est apportée ou lorsqu’une annotation est ajoutée à leurs propres signalements. Ils n’auront pas accès aux signalements des autres utilisateurs.

En revanche les utilisateurs avec le rôle Manager pourront : en plus des permissions du rôle agent, voir et répondre à tous les signalements de leur organisation.

Par défaut l’application propose les rôles suivants (Ceci est un résumé. Pour une liste complète des permissions, veuillez vous référer à la documentation pour les administrateurs) :

Permissions	Agent	Manager	CHSCT	Admin
Créer un signalement	Oui	Oui	Oui	Oui
Éditer son signalement	Oui	Oui	Oui	Oui
Consulter les signalements de son organisation	Non	Oui	Oui	Oui
Répondre aux signalements de son organisation	Non	Non	Non	Oui
Annoter ses signalements	Oui	Oui	Oui	Oui
Annoter les signalements de son organisation	Non	Oui	Oui	Oui

Selon vos règles métiers, vous pouvez modifier les permissions des rôles existants ou créer de nouveaux rôles avec les permissions souhaitées (consultez la guide d’administration pour plus d’informations).

Connexion

L’application SST est accessible via votre navigateur web (Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Opera, etc.).

Important : Utilisez un navigateur récent. L’utilisation d’un navigateur web ancien peut entraîner des problèmes d’utilisation de l’application.

Le lien de connexion vous sera communiqué par votre service informatique.

Pour vous connecter, vous devez saisir votre adresse email 1 et votre mot de passe 2 . (voir capture d’écran ci-dessous).

Vous pouvez obtenir votre identifiant et votre mot de passe de connexion de deux manières :

1. Méthode 1 : Votre administrateur a créé votre compte et vous a communiqué les informations de connexion. Dans ce cas, vous devez vous connecter avec l’identifiant et le mot qui vous ont été communiqués. Lors de votre première connexion, il vous sera demandé de saisir un nouveau mot de passe.
2. Méthode 2 : Si la fonction a été activée par votre administrateur, vous pouvez créer votre compte en cliquant sur le lien « Créer un compte ? », depuis la page de connexion. L’écran suivant vous demandera de saisir vos informations. Une fois validé, vous recevrez un e-mail d’activation de votre compte.

Cochez la case « Restez connecté » (3) si vous souhaitez maintenir votre session active même après avoir quittez votre navigateur. Cette fonction vous permet de ne pas avoir à ressaisir vos identifiants à chaque connexion (Remarque : cette fonction est réinitialisée si vous effacez l’historique de navigation de votre navigateur).

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Demande de mot de passe

Pour réinitialiser votre mot de passe, vous devez cliquer sur le lien « Nouveau mot de passe ?  » (4) sur la page de connexion.

Ensuite, vous devez renseigner votre adresse e-mail dans l’écran suivant pour recevoir un e-mail contenant les instructions à suivre.

Création d’un compte

Si la fonction a été activée par votre administrateur, vous avez la possibilité de créer votre compte sur l’application. Pour cela, vous devez cliquer sur le lien « Créer un compte » (4) sur la page de connexion .

Ensuite, vous devez remplir tous les champs du formulaire. Un e-mail de confirmation vous sera envoyé pour finaliser votre inscription.

Accueil

Une fois connecté, vous serez redirigé vers la page d’accueil de l’application (voir capture d’écran ci-dessous). Vous avez accès aux éléments suivants :

• Menu latéral à gauche (1) : ce menu vous permettra d’accéder aux différents registres et aux différentes fonctionnalités de l’application. (Notez que selon votre profil, certains menus pourraient être accessibles ou non).
• Trois encarts au centre (2) :Ils indiquent le nombre de dossiers en cours dans chaque registre. Chaque encart dispose d’un lien de raccourci vers la liste des dossiers de chaque registre (3). Le nombre de dossiers affichés correspond au nombre de dossiers que vous pouvez consulter ou modifier selon votre profil. Par exemple, le profil « Agent » aura accès uniquement à ses propres signalements, tandis que le profil « Manager » aura accès à tous les signalements de son organisation.
• Des encarts déroulants comportant les objets et les circuits de traitement des signalements pour chaque registre (4). Les contenus de chaque encart peuvent être modifiés dans le menu « Paramètres » de l’application (accessible au profil Administrateur).
• Encart supérieur de raccourcis (5) permettant de :
  • Accéder à son compte
  • Accéder à la documentation en ligne
  • Se déconnecter

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Accéder à la liste des signalements.

Vous pouvez visualiser la liste des signalements pour chaque registre (la liste des signalements affichés dépendra de vos autorisations).

Pour ce faire, vous avez deux options :

1. Vous pouvez accéder à la liste des signalements en utilisant la barre des menus à gauche sous la rubrique « Dossiers » (1).
2. Vous pouvez également y accéder depuis la page d’accueil en cliquant sur les liens correspondants dans les encarts de chaque registre (2).

• Registre SST (Pour le registre de Santé et Sécurité au Travail)
• Registre AMI (pour le Registre des Agressions, Menaces et Incivilités)
• Registre DGI (Pour le Registre de signalement des Dangers Graves et Imminents)

Lorsque vous êtes sur la page d’un registre, vous avez accès à la liste des signalements .

Voici un exemple avec la liste des signalements pour le registre de Santé et Sécurité au Travail (voir capture d’écran ci-dessous).

Vous avez accès aux informations et actions suivantes :

• Nom du registre en cours (1).
• Barre de recherche (2).
• Liste des signalements (3).
• Indicateur d’état des signalements (4).
• Bouton d’action : Voir et/ou Éditer (5).
• Bouton de création d’un signalement (6).
• Barre de pied de page indiquant le nombre de signalements et les boutons de pagination (7).

Remarque : Si cette fonction est activée , vous ne pourrez éditer que les signalements dont vous êtes l’auteur. Dans ce cas, le bouton d’action « Editer » est actif. Sinon il est désactivé (grisé).

Créer un signalement.

Pour créer un signalement dans un registre, vous avez deux possibilités :

• Depuis la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Inscrire un signalement » (1) correspondant au registre souhaité.
• Ou depuis la liste des signalements du registre souhaité (par exemple, Registre SST dans le menu de gauche), vous trouverez un bouton en haut à droite (2) « Inscrire un signalement ».

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Les différentes sections d’un signalement

Remarque : Selon le type de registre, les sections et les champs à compléter dans un signalement peuvent varier.

Selon le type de registre, un signalement est constitué des sections suivantes (voir capture d’écran ci-dessous) :

• (1) – Barre de fonction : Imprimer, changement d’état, transfert (les fonctions visibles dépendent de vos autorisations).
• (2) – Identité de l’auteur. Cette zone est renseignée automatiquement, par l’application à partir des informations de votre compte utilisateur.
• (3) – Qui est concerné par le signalement (cette section est présente uniquement pour les registres SST et AMI)
• (4) – Description du signalement (Objet, détails, …).
• (5) – Pièces jointes

Certains champs sont spécifiques à certains registres. Par exemple le champ « Type d’agression » n’est disponible que dans le registre des Agressions Menaces et Incivilités.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs pièces jointes en maintenant la touche « Maj » (ou « Shift ») de votre clavier appuyée.

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Consulter un signalement

La consultation d’un signalement est soumise aux autorisations qui vous ont été accordées.

Pour consulter un signalement , il vous suffit de cliquer sur le bouton « Voir » (1) situé à droite du signalement concerné (voir capture d’écran ci-dessous), depuis la liste des signalements.

Remarque : L’accès au contenu d’un signalement dépendra de votre profil (Droits d’accès).

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Modifier un signalement

La modification d’un signalement est soumise aux autorisations qui vous ont été accordées.

Pour modifier un signalement , il vous suffit de cliquer sur le bouton « Editer » (2) situé à droite du signalement concerné (voir capture d’écran précédente), depuis la liste des signalements.

Si le bouton « Editer » est grisé (inactif) cela signifie que la modification d’un signalement est désactivée.

Remarque : L’édition (modification) d’un signalement ne peut se faire que si la permission est activée dans l’application.

Important : La suppression d’un signalement n’est pas possible.

Répondre à un signalement

Pour répondre à un signalement, vous devez, depuis la liste des signalements, cliquer sur le bouton « Voir » à droite du signalement concerné.

Remarque : La possibilité d’apporter une réponse à un signalement dépend de votre profil (permissions accordées).

Selon vos habilitations (permissions accordées) vous trouverez juste après la section « Description du signalement » une section « Suites données par la direction ».

Remarque : Les informations à compléter dans la zone « Suites données par la direction » diffèrent d’un registre à l’autre en raison de la nature de chaque registre.

Une fois votre réponse effectuée, vous devez cliquer sur le bouton « Enregistrer » (1) pour sauvegarder votre réponse.

Les personnes concernées par le signalement recevront une notification par e-mail.

Section « Suites données par la direction » dans les registres SST et DGI

Section « Suites données par la direction » dans le registre AMI

Annoter un signalement.

Après la création d’un signalement, il est possible d’ajouter des remarques, observations et toutes informations utiles dans la section « Annotations – Observations » au bas du signalement (voir capture d’écran ci-dessous) .

Vous devez compléter le champ « Saisir une réponse … » (1). Vous avez également la possibilité de joindre une pièce jointe (2).

Une fois votre annotation complétée, vous devez cliquer sur le bouton « Envoyer » (3) pour valider. Les personnes concernées par le signalement recevront une notification par e-mail.

La possibilité d’ajouter une annotation dépend de votre profil (permissions accordées).

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État d’un signalement.

Le cycle de vie d’un signalement comporte 5 états:

• Nouveau : lorsqu’un signalement est créé
• Traité : quand un signalement a reçu une réponse
• Retard : quand un signalement n’a pas reçu de réponse au bout d’un certain temps (ce délai est paramétrable – voir la documentation Administration)
• Clôturé : lorsque le signalement est clos
• Abandonné : dans le cas où un signalement est abandonné

Certains états sont fixés automatiquement par l’application (par exemple à la création d’un signalement, il est automatiquement marqué comme « Nouveau »).

Selon vos autorisation, vous pouvez modifier l’état d’un signalement.

Pour ce faire, depuis la fiche d’un signalement, vous devez cliquer sur le bouton « État » (1). Une fenêtre apparait, dans laquelle vous pouvez sélectionner l’état souhaité (2), puis valider en cliquant sur le bouton « Confirmer » (3).

Il peut arriver, pour une raison quelconque, que vous souhaitiez annuler un signalement. Pour ceci il vous suffit de vous rendre dans la fiche du signalement en question et cliquer sur le bouton « Abandonner le signalement».
Le signalement ne sera pas supprimé de la liste des signalements, mais il sera marqué comme « Abandonné ».

Transférer un signalement vers une autre organisation

Le bouton « Transférer » vous permet de basculer un signalement vers une autre organisation.

Le signalement sera alors visible par le personnel habilité dans la nouvelle organisation et ne sera plus accessible par le personnel de l’organisation d’origine. Les notifications liées à ce signalement seront envoyées uniquement au personnel habilité de la nouvelle organisation.

Vous pouvez effectuer le transfert d’un signalement à partir de sa fiche. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Transférer » (1). Une fenêtre apparait, dans laquelle vous pouvez sélectionner la nouvelle organisation (2) vers laquelle vous souhaitez transférer le signalement, puis valider en cliquant sur le bouton « Confirmer » (3)

Imprimer un signalement

Depuis la fiche d’un signalement, un bouton « Imprimer » vous permet d’obtenir une version PDF du signalement.

Notifications

Tout au long du cycle de vie d’un signalement (création, réponse apportée par la direction, ajout d’une annotation …), et quel que soit le registre, des notifications sont envoyées par e-mail pour tenir informées les personnes susceptibles susceptibles d’être concernées par le suivi d’un dossier.

Par défaut le paramétrage des notifications est le suivant :

• À la création ou la mise à jour (édition) d’un signalement, un e-mail est envoyé à toutes les personnes ayant le profil « Manager » au sein d’une organisation.
• Lorsqu’une réponse est apportée au signalement, un e-mail est envoyé à la fois à l’auteur du signalement ainsi qu’aux personnes ayant le profil « Manager ».
• Lorsqu’une annotation est ajoutée au signalement, une notification est envoyée à l’auteur et aux personnes ayant le profil « Manager ».

Ce paramétrage par défaut peut être modifié ou adapté en fonction du fonctionnement de votre organisation. L’application dispose d’un menu de paramétrage avancé des notifications. Ce menu est accessible au profil Administrateur et le guide d’utilisation de ce module se trouve sous la rubrique « Guide d’Administration » 

Export

La fonction d’export vous permet d’e générer d’exporter des registres au format CSV, un format universel qui vous permet d’utiliser les données exportées avec la plupart logiciels de tableurs, tels que Microsoft Excel, Open Office Calc, etc.

Pour accéder à la fonction d’export, cliquez sur le lien « Export » (1) dans la barre de menus à droite. L’accès à cette fonction dépend de votre profil (permissions accordées).

Sur l’écran d’export vous devez sélectionner l’organisation et le registre souhaités, ainsi que la période souhaitée via les champs de dates « De : » et « A : » (les dates correspondent aux dates de création des signalements).

À la validation, le fichier contenant les données exportées est automatiquement téléchargé.

Vous pourrez ensuite ouvrir le fichier avec votre logiciel tableur (Excel, Calc, …).

L’accès à la fonction d’export dépend de votre profil (permissions accordées).

Statistiques

Pour accéder aux statistiques, vous devez cliquer sur le lien « Registres » de la section « Statistique » dans la barre de menus à gauche (1).

Dans l’écran des statistiques, vous disposez des éléments suivants :

• Barre de filtre (2) : cette barre vous permet de sélectionner l’année à visualiser et éventuellement l’organisation (dans le cas d’une installation multi-organisation).
• Encarts de synthèse des différents chiffres liés aux différents registres ainsi qu’aux utilisateurs (3).
• Histogramme du nombre de signalements par registre sur 12 mois (de l’année sélectionnée) (4).
• Diagramme circulaire représentant les données sous forme de digramme circulaire (5).

Remarque : Seuls les utilisateurs ayant un rôle avec la permission « Voir les signalements de toutes les organisations » peuvent voir les statistiques de l’ensemble des organisations.

L’accès au menu Statistiques dépend de votre profil (permissions accordées).

Compte utilisateur

Pour accéder à votre fiche de profil vous devez cliquer sur l’encart en haut à droite de l’écran (1). Cet écran vous permet de mettre à jour vos informations personnelles (2) ainsi que de modifier votre mot de passe (3).